Dernière modification: 07/05/2024
LE DOUTE :
En travaillant tous les jours avec des fabricants de machines, on nous pose souvent la question : « Est-il obligatoire de fournir à notre client le la notice d’instructions de la machine en format papier ? »
CONSIDÉRATIONS
La publication le 18 avril 2024 du Guide d’application de la directive Machines 2006/42/CE clarifie le fait que le fabricant d’une machine n’est pas obligé de fournir la notice d’instruction et la déclaration de conformité sous forme papier.
Cette obligation était due au fait qu’à l’époque de la publication de la directive « Machines » 2006/42/CE, l’utilisation d’Internet et d’autres formats numériques n’était pas encore aussi répandue et accessible qu’aujourd’hui. Par conséquent, afin de garantir que les utilisateurs de machines aient accès aux notices d’utilisation correspondantes, la seule option viable était de fournir une version papier.
Avec le Règlement Machines, publié en 2024, ce fait est reconnu et, par conséquent, cette obligation a été supprimée, non seulement parce que les moyens de communication ont maintenant évolué et sont devenus plus répandus, mais aussi pour réduire le coût et l’impact environnemental de la fourniture de notices en format papier.
Toutefois, le nouveau Règlement reconnaît également le fait que l’accès aux formats numériques est encore limité dans certains environnements, de sorte que, pour répondre aux besoins de tous, l’article 10 du nouveau Règlement stipulera ce qui suit :
Article 10 – Paragraph 7 – Obligations of manufacturers of machinery and related product
[…] The instructions may be provided in a digital format. […] However, at the request of the user at the time of the purchase, the manufacturer shall provide the instructions for use in paper format free of charge within one month.
Actuellement, l’exigence suivante est énoncée dans la norme EN ISO 12100, en vigueur depuis 2010 :
Durability and availability of the documents: documents giving instructions for use should be produced in durable form (i.e. they should be able to survive frequent handling by the user). It can be useful to mark them “keep for future reference”. Where information for use is kept in electronic form (CD, DVD, tape, hard disk, etc.), information on safety-related issues that need immediate action shall always be backed up with a hard copy that is readily available.
D’après cette exigence, il semblerait qu’il soit déjà possible de fournir des notices d’instructions en format numérique, mais la norme précise que les informations sur les questions de sécurité nécessitant une action immédiate doivent toujours être accompagnées d’une copie papier facilement accessible.
Cependant, en 2019 a été publiée la norme EN ISO 20607, qui porte sur la rédaction de notices d’instructions pour les machines. Elle est alignée sur la norme EN ISO 12100, mais indique clairement que la notice d’instructions doit être fournie sous la forme convenue avec le client (et les différentes formes possibles comprennent à la fois le format papier et le format numérique).
Enfin, le Nouveau Règlement Machines précise qu’il est possible, en accord avec le client, de fournir la Notice d’Instructions et d’Entretien uniquement en format numérique, mais avec certaines restrictions.
Article 10 – Obligations of manufacturers of machinery and related products
When the instructions for use are provided in digital format, the manufacturer shall:
(a) mark on the machinery or related product, or, where that is not possible, on its packaging or in an accompanying document, how to access the digital instructions;
(b) present them in a format that makes it possible for the user to print and download the instructions for use and save them on an electronic device so that he or she can access them at all times, in particular during a breakdown of the machinery or related product; this requirement also applies where the instructions for use are embedded in the software of the machinery or related product;
(c) make them accessible online during the expected lifetime of the machinery or related product and for at least 10 years after the placing on the market of the machinery or related product.
Toutefois, à la demande de l’utilisateur au moment de l’achat ou jusqu’à un mois après l’achat, le fabricant est tenu de fournir gratuitement la notice d’instructions sur papier.
La nouvelle édition du guide de la Directive Machines publiée le 18 avril 2024 indique que pas moins de 93 % des ménages de l’UE ont aujourd’hui accès à Internet. Dans ces conditions et à la lumière des dispositions du nouveau Règlement Machines sur le format de la notice d’instructions, on peut supposer que le respect de ces dispositions, y compris l’obligation de fournir les informations essentielles de sécurité en format papier dans le cas d’une utilisation non professionnelle, assure également le respect des dispositions de la Directive Machines.
CONCLUSIONS
La Directive Machines, norme de référence pour l’évaluation de la conformité des machines à usage industriel, stipule que la notice d’instructions doit être fournie en version papier. En 2023 a été publié le texte du Règlement Machines qui n’autorise la fourniture de la notice d’instructions qu’en version numérique. Malheureusement, le règlement n’entrera en vigueur qu’en 2027. Toutefois, la publication du nouveau guide de la Directive Machines en avril 2024 permet déjà de fournir ces documents en format numérique. Par conséquent, à partir d’aujourd’hui, nous considérons qu’il n’est plus nécessaire de fournir des notices d’instructions en format papier, à moins que le client ne le demande expressément.