Ultima modifica: 07/05/2024
IL DUBBIO
Lavorando ogni giorno a stretto contatto con costruttori di macchinari ci viene sempre più frequentemente chiesto: “Ma è obbligatorio fornire al cliente il manuale d’uso della macchina in formato cartaceo?”.
CONSIDERAZIONI
Con la pubblicazione il 18 aprile 2024 della Guida all’applicazione della Direttiva Macchine 2006/42/CE si chiarisce il fatto che il costruttore di un macchinario non sia obbligato a fornire in formato cartaceo le rispettive istruzioni per l’uso sicuro e la rispettiva dichiarazione di conformità.
L’obbligo era dovuto al fatto che, al momento della pubblicazione della Direttiva Macchine 2006/42/CE, l’utilizzo di internet e di altri formati digitali non era ancora così diffuso e accessibile come lo è oggi: di conseguenza, per assicurare che gli utilizzatori di un macchinario avessero accesso alle rispettive Istruzioni d’Uso, l’unica opzione praticabile era quella di fornire una versione stampata.
Con il Regolamento Macchine, pubblicato nel 2024, viene riconosciuto questo fatto e, di conseguenza, è stato rimosso questo obbligo, non solo perché ormai i mezzi di comunicazione si sono evoluti e diffusi, ma anche per ridurre il costo e l’impatto ambientale che attualmente ha la fornitura di manualistica in formato cartaceo.
Ad ogni modo, il nuovo Regolamento riconosce anche il fatto che tutt’oggi, in alcuni ambienti, l’accesso a formati digitali sia ancora limitato per cui, per andare incontro alle esigenze di tutti, l’articolo 10 del nuovo Regolamento riporterà la seguente indicazione:
Article 10 – Paragraph 7 – Obligations of manufacturers of machinery and related product
[…] The instructions may be provided in a digital format. […] However, at the request of the user at the time of the purchase, the manufacturer shall provide the instructions for use in paper format free of charge within one month.
Attualmente, nella norma EN ISO 12100, in vigore dal 2010, viene riportata la seguente prescrizione:
Durability and availability of the documents: documents giving instructions for use should be produced in durable form (i.e. they should be able to survive frequent handling by the user). It can be useful to mark them “keep for future reference”. Where information for use is kept in electronic form (CD, DVD, tape, hard disk, etc.), information on safety-related issues that need immediate action shall always be backed up with a hard copy that is readily available.
Da questa prescrizione sembrerebbe che già tutt’ora sia possibile fornire istruzioni d’uso in formato digitale ma la norma precisa che le informazioni relative a questioni di sicurezza che richiedono un’azione immediata devono essere sempre accompagnate da una copia cartacea prontamente disponibile.
Tuttavia, nel 2019 è stata pubblicata la norma EN ISO 20607, la quale tratta della redazione dei manuali di istruzioni dei macchinari. Essa è allineata con la norma EN ISO 12100 ma esprime chiaramente che il manuale di istruzioni debba essere fornito nella forma concordata con il cliente (e tra le varie forme possibili sono presenti sia il formato cartaceo che quello digitale).
Infine nel Nuovo Regolamento Macchine si chiarisce che è possibile, previo accordo con il cliente, consegnare il Manuale d’Uso e Manutenzione solo in formato Digitale, ma con alcune restrizioni.
Article 10 – Obligations of manufacturers of machinery and related products
When the instructions for use are provided in digital format, the manufacturer shall:
(a) mark on the machinery or related product, or, where that is not possible, on its packaging or in an accompanying
document, how to access the digital instructions;
(b) present them in a format that makes it possible for the user to print and download the instructions for use and save
them on an electronic device so that he or she can access them at all times, in particular during a breakdown of the
machinery or related product; this requirement also applies where the instructions for use are embedded in the
software of the machinery or related product;
(c) make them accessible online during the expected lifetime of the machinery or related product and for at least 10
years after the placing on the market of the machinery or related product.
Tuttavia, su richiesta dell’utente al momento dell’acquisto o fino ad 1 mese dopo tale acquisto, il produttore ha l’obbligo di fornire gratuitamente le istruzioni in formato cartaceo.
La nuova edizione della guida alla direttiva macchine pubblicata il 18 aprile 2024 afferma che ad oggi ben il 93% delle famiglie dell’UE ha accesso ad internet. In queste circostanze, e alla luce delle disposizioni del nuovo Regolamento Macchine sul formato delle istruzioni, si può ritenere che il rispetto di tali disposizioni, compreso l’obbligo di fornire le informazioni essenziali di sicurezza in formato cartaceo in caso di uso non professionale, garantisca anche la conformità alle corrispondenti disposizioni della Direttiva Macchine.
CONCLUSIONI
La Direttiva Macchine, legge di riferimento per valutare la conformità di un macchinario ad uso industriale, prevede l’obbligo di fornire il manuale in versione cartacea. Nel 2023 è stato pubblicato il testo del Regolamento Macchine, il quale consente di fornire il manuale solo in versione digitale. Purtroppo il Regolamento entrerà in vigore solo nel 2027. Tuttavia, la pubblicazione, ad aprile 2024, della nuova Guida alla Direttiva Macchine, consente già da ora la fornitura di questi documenti in formato digitale. Quindi ad oggi riteniamo non più necessario fornire manuali di istruzioni in formato cartaceo salvo su espressa richiesta del cliente.